(P) Ordinea la birou. Cum să păstrezi în cele mai bune condiții documentele și accesoriile?

Trăim într-un ritm alert, suntem prinși atât în trafic, cât și în responsabilitățile și gândurile de zi cu zi - și totuși, este esențial să fim eficienți în fiecare domeniu de viață. Uneori, cea mai bună soluție este să luăm o pauză și să ne gândim la variante care ne-ar putea simplifica sarcinile pe care le avem de dus la bun sfârșit.

Una dintre principalele bătăi de cap, fie într-o familie, fie într-o firmă, o reprezintă momentele în care nu găsim acte importante, nu știm ce facturi am plătit deja și care au rămas neachitate. Biroul reprezintă, așadar, unul dintre primele locuri de care este necesar să ne ocupăm.

Organizează documentele în funcție de tipul lor

Indiferent că este vorba despre biroul personal sau cel de la serviciu, există câteva soluții simple prin care iți poți organiza hârtiile importante.

• asigură-te că toate documentele, bonurile sau chitanțele se află într-o singură încăpere, adică în birou, pentru că astfel le găsești mult mai rapid;
• scapă de toate hârtiile de care nu mai ai nevoie, dar tine minte că unele pot fi reciclate și refolosite - pe acestea păstrează-le într-un spatiu diferit (un sertar, spre exemplu);
• împarte documentele pe categorii (acte personale, chitanțe, facturi,  acte medicale, amintiri).

Organizează-ți biroul în funcție de stilul de viață sau de locul de muncă

• alocă fiecărei categorii de documente propriul dosar;
• pe baza caracteristicilor documentelor, alege să le păstrezi în dosare de carton cu șina, în dosare plic sau în dosare de plastic;
• folosește bibliorafturi pentru a evita amestecarea dosarelor, mai ales dacă nu ai destule sertare la dispoziție;
• însemnează bibliorafturile cu ajutorul unui bilețel, pe care să scrii categoria sau categoriile dosarelor;
• pentru a ușura identificarea diferitelor documente, marchează dosarele cu câte un post-it, pe care să scrii ce fel de acte conțin (de exemplu, pentru dosarul cu facturi achitate, poți trece tipul utilității și perioada până la care s-au achitat facturile);
• selectează hârtiile care necesită rezolvare urgenta și tine-le la vedere pe birou, într-o tava de sortat documente.

Alocă un spatiu diferit hârtiilor cu valoare personală

Dacă ai păstrat bilete la concert, autografe sau desene de la propriii copii, le poți înrămă și apoi așeza fie pe birou, fie pe perete;

• diplomele și hârtiile care atestă performantele tale de-a lungul anilor sunt acte administrative, însă sunt valoroase și din punct de vedere sentimental, așadar alege una pe care s-o ai mereu la vedere pe birou, iar pe celelalte tine-le într-un biblioraft;
• în cazul în care până acum țineai albumele foto amestecate printre acte, este momentul să le găsești un loc diferit, într-un sertar sau pe un raft din bibliotecă, unde le vei găsi ușor atunci când vei dori să le răsfoiești.

Acordă atenție maximă actelor importante

• pentru a evita pierderea documentelor semnificative, fă câte o fotocopie fiecăreia dintre ele, pe care să o păstrezi într-un dosar distinct;
• păstrează originalele actelor confidențiale într-un seif sau într-o cutie securizata sau într-un sertar cu cheie.

Nu uita de accesoriile de birou 

• echipează-te cu mai multe coșulețe împletite din plastic sau din paie, de diferite dimensiuni, și așază accesoriile (agrafe de birou, pixuri, radiere, capse etc.) în ele, impartindu-le pe categorii, mărime și, dacâ ești genul foarte ordonat, după culori;
• dacâ dimensiunea mesei iți permite, așază pe birou câte un coșuleț pentru fiecare tip de accesoriu, pentru a-ți fi astfel la îndemăna;
• poți așeza semnele de carte, agenda, capsatorul și alte obiecte de acest tip pe raftul de jos a tavei de sortat documente - astfel, economisești spatiu pe masâ și nu te aglomerezi.

Dacă dorești să eviți folosirea în exces a hârtiei, dar vrei să iți poți notezi lucrurile pe care le ai de făcut, o idee practică este utilizarea unei table de scris cu marker sau lipirea unei foi de tablă pe perete, pe care poți scrie cu creta.

Menținerea ordinii printre acte este o activitate dinamică - prin urmare, este necesar să aplici trucurile de mai sus periodic, astfel încât biroul tău să fie tot timpul bine pus la punct.

Sursa foto: pixabay.com